czwartek, 28 czerwca 2018

Ochrona danych

Ochrona danych


Autor: Joanna Harasymów


We współczesnym świecie ochrona danych staje się coraz ważniejsza. To priorytet niejednej firmy. Szczególną troskę w tym zakresie powinny wykazać wszystkie instytucje finansowe, którym przekazujemy nasze dane. Dla każdej firmy ważna jest także ochrona przed nieuczciwą konkurencją. Jednocześnie co raz częściej słyszymy o przestępstwach związanych z kradzieżą danych.


W samym roku 2008 doszło do rekordowej ilości włamań i wycieku aż 22 milionów rekordów z danymi! (źródło: Gospodarka.pl) Skutki takich przestępstw są niejednokrotnie druzgocące. Coraz bardziej kontrowersyjne wydają się działania wywiadu gospodarczego.


Wykorzystanie takich metod jak infekcja poprzez nośniki USB oraz zgubienie lub kradzież sprzętu jest trudna do udowodnienia, ale jednocześnie bardzo szkodliwa. Lekarstwem mogą okazać się odpowiednie procedury pracownicze oraz zabezpieczenia fizyczne, takie jak monitoring pomieszczeń czy też szyfrowanie danych.

Na szczęście na rynku pojawiają się produkty, które pomagają chronić nasze dane. Przełomowym sprzętem jest GoldKey.

GoldKey zabezpiecza dane 256 bitowym kodem szyfrowym i potrzebuje co najmniej dwóch czynników uwierzytelnienia.

GoldKey posługuje się uwierzytelnieniem, które udostępnia oprogramowaniu i przechowywanym danym indywidualny system zabezpieczenia. GoldKey to jedyny Token, który zapobiega przypadkowym ujawnieniom szyfrowanych danych, a zarazem umożliwia dostęp tylko użytkownikom GoldKey. Każdy użytkownik GoldKey posiada dostęp do zaszyfrowanych danych z osobnym osobistym hasłem.

GoldKey pozwala:

* chronić dane w komputerze, na dyskach flash oraz serwerach,

* stworzyć "Bezpieczny dysk" na dowolnym komputerze,

* udostępnić pliki tylko osobom do tego upoważnionym,

* zapobiec ujawnieniu danych objętych ochroną poufności.

GoldKey to produkt szczególnie polecany instytucją finansowym, organizacją rządowy oraz księgowości. Produkt ten może być również używany przez inne firmy, w których ochrona danych jest priorytetem. GoldKey można zakupić także dla siebie- umożliwia on bowiem ochronę danych przed innymi użytkownikami komputera, np.: dziećmi. Szczególne zastosowanie GoldKey znajduje w stosunku do laptopów. W przypadku kradzieży utracimy jedynie laptopa- to czysta kalkulacja.
Więcej na www.spy.shop.pl Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.

Archiwum firmowe pękające w szwach, kilka praktycznych porad.

Archiwum firmowe pękające w szwach, kilka praktycznych porad.


Autor: Emilia Skiba


Praktyczne porady jak poradzić sobie z przepełnionym archiwum. Na co zwrócić uwagę przy niszczeniu dokumentów, archiwizacji a także ich zewnętrznym przechowywaniu.


Mamy marzec. Koniec roku większość firm ma już za sobą. Rozliczenia, bilanse itp. również. Czas więc zająć się porządkami w firmowym archiwum. Wielu z nas zastanawia się co można zrobić z pęczniejącymi w tempie błyskawicznym stosami faktur i innymi dokumentami, które powoli, lecz niezwykle skutecznie zapełniają archiwalne półki? Odpowiedzi jest kilka w zależności od rodzaju dokumentów, które posiadamy. Poniżej przedstawię kilka praktycznych porad dotyczących postępowania z dokumentami.

PORADA 1 – NISZCZENIE DOKUMENTÓW
Jeśli firma istnieje już kilka lat część dokumentów będzie można zniszczyć. Oto kilka najbardziej typowych rodzajów dokumentów, które mają krótkie okresy przechowywania:
- dokumenty księgowe (np. faktury, PK itp.) – przechowujemy 6 lat
- korespondencja, w tym zlecenia – przechowujemy 5 lat
- dokumenty rozchodu (WZ, PZ, RW) – przechowujemy 5 lat
Większość tych dokumentów zawiera jednak dane, które nie powinny trafić do osób postronnych, a jest ich zazwyczaj na tyle dużo, że niszczenie ich w biurowej niszczarce może doprowadzić nawet najbardziej cierpliwego pracownika na skraj załamania nerwowego. Rozwiązaniem może być pomoc firmy usługowo niszczącej dokumenty. Takie firmy po wykonaniu usługi wystawiają certyfikaty zniszczenia dokumentów. Na tych certyfikatach nie stwierdzają jednak jakie dokumenty zostały zniszczone. Wynika to ze specyfiki ich działalności, która polega na możliwie największej ochronie danych, zawartych w dokumentach. W związku z tym konwojenci nie mają prawa wglądu w odbierane dokumenty.
Jeżeli potrzebne jest wykonanie spisu dokumentów, które wędrują do zniszczenia, proponuję wcześniej wykonać ich archiwizację.

PORADA 2 – ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW
Jeśli w archiwum jest duży bezład, warto jest uporządkować dokumenty. Prawidłowa archiwizacja pozwoli również ocenić jakie (i co ważniejsze ile) dokumentów będzie można zniszczyć w latach następnych. Niestety, żeby wykonać archiwizację dobrze i szybko, trzeba wykazać się sporą dozą wiedzy i jeszcze większą ilością doświadczenia. Archiwista na etacie jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla dużych i bardzo dużych firm, ponieważ wtedy ilość dokumentów zapewni archiwiście pracę cały czas. Jednak dla firm małych i średnich posiadanie archiwisty na etacie jest nieopłacalne, a spójrzmy prawdzie w oczy, jeśli zadanie archiwisty wyznaczy się komuś, kto ma inne, ważniejsze obowiązki, archiwum będzie piątym kołem u wozu. Gdy doda się jeszcze brak wiedzy i doświadczenia, ma się gwarantowany problem z archiwum. W związku z tym, szczególnie dla firm małych i średnich, po raz kolejny proponuję usługę outsourcingową. Zaangażowanie raz na rok, może raz na dwa lata archiwisty z firmy zewnętrznej, pozwoli na znaczne ograniczenie kosztów przy jednoczesnym zachowaniu porządku w archiwum.
W trakcie usługi archiwizacji archiwista wykona m.in. usługę brakowania dokumentów, tzn. zakwalifikuje część dokumentów do zniszczenia. Dla tych dokumentów sporządzi osobny spis zdawczo-odbiorczy. Będzie to idealna wręcz podkładka dla urzędów kontrolujących, na wypadek, gdyby zechciały otrzymać dostęp do już zniszczonych dokumentów.
Większość firm wykonujących usługę archiwizacji wykonuje również osobno usługę brakowania dokumentów, jednak takie rozdzielenie jest niezalecane w myśl zasady „zrobić raz, a dobrze”.

PORADA 3 – PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW
Jeśli po archiwizacji, brakowaniu i zniszczeniu dokumentów nadal mamy ich za dużo, pozostają nam dwa wyjścia, utworzyć nowe, większe archiwum lub znów skorzystać z usług outsourcingowych. Własne archiwum ma prostą zaletę – archiwum jest na miejscu. Jednak koszt wyposażenia nowego pomieszczenia w regały, gaśnice itd. jest dość pokaźny. Koszt rośnie drastycznie w chwili, gdy firma wynajmuje pomieszczenia w biurowcu. Szczególnie w takim przypadku znacznie korzystniejsze finansowo może się okazać przeniesienie zasobu archiwum do zewnętrznego przechowawcy akt.
Przy takiej usłudze warto jest zwrócić uwagę na kilka ważnych elementów:
1. Posiadanie przez przechowawcę zgody na przechowywanie akt osobowych i płacowych.
Nawet jeśli nie planujemy zewnętrznego przechowywanie takich akt jest to świadectwo przechowywania dokumentów w ściśle ustalonych warunkach. Nie ma przepisu, który tak dokładnie ustalałby warunki przechowywania dokumentów, gdyż akta osobowe i płacowe muszą wytrzymać 50 lat, czyli prawie dziesięciokrotnie dłużej, niż dokumentacja księgowa.
2. Czytelność cennika czynności dodatkowych.
Taki cennik dotyczy wypożyczania, dostaw i wysyłki dokumentów. Warto tu zwrócić uwagę na jego czytelność. Wiele firm ma tak skomplikowany cennik czynności dodatkowych, że z łatwością potrafi w ofercie i umowie ukryć dodatkowe koszta.

Podsumowując: przypływu biurokracji nie da się zatrzymać. Można jednak nad nim zapanować. Warto jest poświęcić tematowi chwilę i zastanowić się jak to zrobić najlepiej. Mam nadzieję, że w powyższym artykule wyjaśniłam choć część wątpliwości dotyczących tematyki związanej z postępowaniem z dokumentacją znajdującym się w archiwum.

Emilia Skiba - Archiwista EKOAKTA Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.

Misja w biznesie

Misja w biznesie


Autor: Wiesław Kluz


Dlaczego tak wiele biznesów upada? Jak stworzyć prawdziwy (mocny w posadach) biznes? Nowoczesna firma - każdy może taką prowadzić. Co trzeba wiedzieć prowadząc biznes, aby osiągnąć sukces? Nowoczesny przedsiębiorca.


Istnieje 8 podstawowych elementów tworzących udany biznes:
1) Misja;
2) Przywództwo;
3) Zespół;
4) Przepływ pieniężny;
5) Komunikacja;
6) Systemy;
7) Legalność (postępowanie zgodnie z prawem);
8) Produkt.

Najważniejszym elementem jest misja, ostatnim w hierarchii ważności jest produkt. Świat przepełniony jest wspaniałymi produktami, które nie przynoszą sukcesu. Jest tak dlatego, że sercem i duchem biznesu jest misja.
Wspaniały biznes musi mieć ważna misję, dobrych przywódców (liderów), kompetentny zespół zarządzających, którzy wspaniale współpracują; świetny przepływ pieniężny i zarządzanie finansami, jasny i efektywny system sprzedaży oraz marketingu — systemy, które działają w sposób wydajny, posiadają czytelną i legalną dokumentację, a także — oczywiście — wspaniały produkt. Dla przykładu, wielu z nas potrafi przygotować lepszego hamburgera niż te w McDonald’s, ale tylko niewielu ludzi potrafi stworzyć lepszy od niego system.

Aby biznes odniósł sukces, zwłaszcza na początku — musi być misją duchową i handlową realizowaną przez jego właściciela i pracowników. Jeżeli misja jest jasna i mocna w posadach, biznes oprze się próbom, przez które przechodzi każde przedsięwzięcie w ciągu swoich pierwszych dziesięciu lat istnienia. Gdy biznes staje się duży, a misja, dla której został stworzony, nie jest już potrzebna lub zostaje zapomniana — zaczyna on zamierać.
Wielu ludzi zakłada biznes tylko po to, aby zarobić pieniądze. To nie jest wystarczająco motywująca misja. Same pieniądze nie dają wystarczająco dużo zapału, motywacji i pragnienia. Biznes powinien zaspokajać potrzeby klientów i jeśli tak się stanie, zacznie przynosić pieniądze.

Przykładowo Henry Ford był człowiekiem, którego najbardziej motywowała misja duchowa, a dopiero później misja handlowa. Chciał produkować samochody dostępne dla mas, a nie tylko dla bogatych. Dlatego jego motto brzmiało: „Zdemokratyzować samochód".

Gdy obie misje: duchowa i handlowa są silne i zgodne, ich połączona siła buduje ogromne biznesy. Misja w biznesie jest bardzo ważna, chociaż trudna do zobaczenia i zmierzenia. Duch i misja muszą pozostać długo po tym, jak odejdzie twórca biznesu, bo w przeciwnym razie biznes umrze. Misja w biznesie jest odbiciem ducha przedsiębiorcy.
Przykładowo duch Billa Gatesa dalej prowadzi Microsoft do dominacji w świecie oprogramowania. Z drugiej zaś strony, gdy Steve Jobs został zmuszony do opuszczenia firmy Apple i zastąpił go zespół menadżerów ze świata tradycyjnych korporacji, firma szybko zaczęła podupadać. Gdy tylko sprowadzono Jobsa z powrotem do Apple, powrócił duch firmy, pojawiły się nowe produkty, zwiększyła się rentowność, a cena akcji poszła do góry.

Chociaż misja w biznesie jest trudna do zmierzenia, niemożliwa do ujrzenia i nieuchwytna, większość z nas jej doświadczyła. Możemy zidentyfikować misję kogoś, kto próbuje nam coś sprzedać za prowizję, w przeciwieństwie do kogoś, kto próbuje zaspokoić nasze potrzeby. W coraz bardziej zatłoczonym produktami świecie, przetrwają i będą miały dobrą sytuację finansową te biznesy, które skupiają się na wypełnianiu swojej misji oraz zaspakajaniu potrzeb klientów, a nie tylko na zwiększaniu swoich przychodów.

Prowadź biznes bez stresu:
http://www.edukacjafinansowa.com.pl/index.php?p=2_16


Zobacz książkę: Jak pracując mniej, zarabiać więcej

Darmowy ebook, nt. jak prowadzić własną firmę oraz w sposób nowoczesny zatrudniać pracowników:
"Nowoczesna firma"

Jak pisać listy sprzedażowe i oferty, zobacz:
Efektywne narzędzie biznesu


Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.

Monitoring komputera w kontroli pracy personelu

Monitoring komputera w kontroli pracy personelu


Autor: Joanna Harasymów


Gdy biznes się rozwija, w życiu każdego właściciela firmy, nadchodzi taki dzień, kiedy przestaje on być samozatrudnionym . Płynie za tym wiele korzyści, jednakże jednocześnie drastycznie obniża się stopień sprawowania przez niego kontroli nad swoimi pracownikami.


Nie pozostaje nic innego jak zatrudnienie dobrego menadżera, który będzie nadzorował pracę zespołu. Jednakże to pociąga za sobą duże koszty. Często właściciel chce nadal zajmować się sprawami kierowniczymi- odpowiadać za marketing, reprezentować firmę i wydaje się niedorzeczne, że musi zapłacić minimalnie 2500 zł miesięcznie człowiekowi, którego mianuje kierownikiem zespołu, a który to będzie odpowiedzialny tylko i wyłącznie za dopilnowanie pracowników. Jeśli zaś właściciel puści pracowników samopas- na efekty długo nie musimy czekać… Niejednokrotnie widziałam, w jakich tarapatach potrafią znaleźć się firmy, których właściciele nadmiernie pokładają ufność w pracowitości i rzetelności swoich pracowników.


Na szczęście współczesne technologie dostarczają nam nowoczesnych narzędzi, dzięki którym właściciel może monitorować pracę swojego personelu o każdej porze, z każdego zakątka świata. Leżymy pod palemką, pijemy drinka i wiemy, co w tym momencie robi pan Kowalski. Ogląda filmiki, szuka znajomych, czatuje... A miał właśnie wystawiać zaległe faktury. Nie musimy się jednak martwić- w każdej sekundzie możemy zablokować mu dostęp dla niechcianych stron, a następnie sprawdzić czy wykonał swoją pracę.

SnoopStick dostarcza nam morze nowych możliwości. Kontrola naszych pracowników staje się łatwiejsza, szybsza i mniej uciążliwa dla obydwu stron. SnoopStick pozwala na dokładne monitorowanie zachowań naszych pracowników podczas pracy na komputerze. A co najważniejsze wyzwala nas z fizycznych i przestrzennych ograniczeń.

A wszystko to może mieć za 900 zł. Ta jednorazowa inwestycja pozwala na duże oszczędności na wynagrodzeniu kierownika a zarazem wzrost wydajności pracy personelu. A to przekłada się na większe zyski.
Więcej na www.spy.shop.pl Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.

Klient w centrum uwagi - współczesne koncepcje zarządzania jakością

Klient w centrum uwagi - współczesne koncepcje zarządzania jakością


Autor: Rafał Tochman


Klient, we współczesnym biznesie, staje się centralną postacią. To właśnie on jest jednym z głównych filarów wielu koncepcji biznesowych. Dzieje się tak również w zarządzaniu jakością. „Orientacja na klienta” jest jedną z 8 zasad, na których oparte zostało TQM.


Potrzeby klienta w ISO 9001

Wszystkie przedsiębiorstwa są zależne od swoich klientów. W ich interesie jest więc by dbać o klienta, zaspokajając jego potrzeby. W tym celu konieczne jest poznanie tych potrzeb.Niezbędna jest też umiejętność przewidzenia tych, które powstaną w przyszłości.
Norma ISO 9001:2008 kładzie bardzo duży nacisk na zaspokojenie potrzeb klienta. Pojęcia takie jak „potrzeby klienta”, „wymagania klienta”, „oczekiwania klienta”, „zadowolenie klienta” pojawiają się w wielu punktach normy. To właśnie klient jest w centrum uwagi systemu zarządzania zgodnego z ISO 9001 i jemu poświęcana jest uwaga.
Według ISO 9001:2008 należy:
określić potrzeby oraz wymagania klienta;
zakomunikować w całej organizacji jak ważne jest spełnienie wymagań klienta;
zapewnić zasoby konieczne do spełnienia wymagań;
mierzyć zadowolenie klienta;
określić sposoby komunikacji z klientem;
zapewnić powiązanie celów jakościowych z wymaganiami klienta;
prowadzić ciągłe doskonalenie, by zawsze móc spełnić wymagania klienta.

Klient w Six Sigma

W Six Sigma kwestia klienta wygląda nieco inaczej. Być może dlatego, że Six Sigma nie jest systemem jakości, a pewną filozofią wzbogaconą o narzędzia służące do jej realizacji. W koncepcji tej, klient jest także w centrum uwagi. Oczekuje, że jego wymagania zostaną spełnione.
W 6 Sigma, jednym z celów jest zero defektów – założenie, że produkt dostarczony do klienta nie będzie obarczony żadnymi wadami.
Rafał Tochman Zarządzanie jakością Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.